11 Tipps für die optimale Organisation deiner Finanzen mit Lexware Office

Lexware Office (ehemals LexOffice) ist eine Web-App, die Selbstständigen, Gewerbetreibenden und kleinen Unternehmen hilft, ihre Buchhaltungsprozesse effizient zu organisieren. Mit der Software lassen sich Kunden- und Lieferantenlisten verwalten, Angebote erstellen, Rechnungen schreiben und Eingangsbelege bearbeiten sowie Zahlungen abwickeln.

Doch jedes Tool ist nur so gut wie derjenige, der es verwendet. Ein erfahrener Nutzer kann mit den richtigen Kniffen deutlich effizienter arbeiten. Aus meiner praktischen Erfahrung mit Mandanten, die Lexware Office nutzen, habe ich 11 wertvolle Tipps zusammengestellt, die dir den Arbeitsalltag erleichtern.

Als Steuerberater berate ich viele Selbstständige, die mit Lexware Office arbeiten. Das Wichtigste ist, dass du Tools findest, mit denen DU effizient arbeiten kannst. Viele der folgenden Hinweise lassen sich auch auf andere Buchhaltungssysteme übertragen. Falls du Interesse an einer Zusammenarbeit hast oder eigene Erfahrungen mit diesen Tipps gemacht hast, freue ich mich auf deine Nachricht!

1. Kasse gebucht, obwohl keine Kasse vorhanden ist

Die Funktion 'Kasse' in Lexware Office ist für eine echte Ladenkasse oder eine offene Kasse mit geführtem Kassenbuch gedacht. Falls du als Freelancer lediglich private Ausgaben aus deiner Geldbörse tätigst, lade den Beleg normal hoch und markiere ihn als privat bezahlt.

Warum ist das wichtig? Falls du eine Kasse buchst, kann das Finanzamt ein Kassenbuch anfordern und deine Kassenführung prüfen. Ohne ein geführtes Kassenbuch kann das zu Problemen führen.

2. Gehalt statt Entnahme gebucht

Freelancer und Einzelunternehmer zahlen sich kein "Gehalt", sondern entnehmen Geld aus ihrem Betrieb. Die Buchung sollte also als "Entnahme" erfolgen, nicht unter "Gehalt". Das Konto "Gehalt" istausschließlich für die Löhne fest angestellter Mitarbeiter vorgesehen.

3. beleg doppelt hochgeladen

Ein häufiger Fehler: Ein Beleg wird doppelt erfasst, z. B. einmal mit einer Bankabbuchung und einmal als "privat bezahlt" markiert. Dadurch erscheint das Duplikat nicht sofort in den offenen Posten, kann aber dennoch zu Fehlern in der Buchhaltung führen.

4. Nur Zahlungsbeleg hochgeladen, nicht die Rechnung

Bei Kartenzahlungen erhältst du oft zwei Belege: die eigentliche Rechnung oder Quittung sowie den Zahlungsbeleg. Der Zahlungsbeleg allein reicht jedoch nicht als Betriebsausgaben-Nachweis aus.

Tipp: Falls du keine Rechnung erhältst, erstelle einen Ersatzbeleg.

5. Kein Beleg hochgeladen

Ohne Beleg ist weder der Vorsteuerabzug noch der Betriebsausgabenabzug möglich.

Wichtig:

Es gibt keine Pflicht, Belege in Lexware Office hochzuladen – sie können auch extern archiviert werden.
Thermopapier verblasst. Ordner, Belege und Dateien können verloren gehen. Digitale Speicherung schützt vor dem Verlust wichtiger Belege.
Regelmäßige Dokumente (z. B. Mietvertrag) müssen nicht jeden Monat erneut hochgeladen werden.

6. Versicherungssteuer als Vorsteuer gebucht

Insurance tax (19%) looks like VAT, but it is not and therefore cannot be deducted as input tax. Be sure to book insurance services correctly.

7. Vorsteuerabzug ohne deutsche Umsatzsteuer

Als Vorsteuer abzugsfähig ist nur die deutsche Umsatzsteuer. Rechnungen aus dem Ausland enthalten meist keine deutsche Umsatzsteuer.

Achtung: Lexware Office often automatically suggests 19% input tax, even if only 7% or no input tax is shown. Special care is required here.

8. Keine Dokumentation der betrieblichen Veranlassung

Eine Ausgabe kann nur als Betriebsausgabe angesetzt werden, wenn sie betrieblich veranlasst ist. In vielen Fällen ist das offensichtlich, aber bei unklaren Fällen solltest du den Grund für die betriebliche Nutzung dokumentieren.

9. Sammelkunde zu viel verwendet

Es ist empfehlenswert, Kunden individuell anzulegen und den Sammelkunden (z. B. "10001") nur selten zu nutzen.

Warum?

Klare Zuordnung von Zahlungen und Rechnungen
Bessere Übersichtlichkeit der Buchhaltung

10. Sammellieferant zu viel verwende

Auch bei Lieferanten sollte der Sammellieferant (z. B. "70001") nur selten genutzt werden. Zu viele Belege auf einem Sammellieferanten erschweren die Nachverfolgbarkeit und können zu doppelten Buchungen führen.

Achtung: Lexware Office erkennt Lieferanten nicht immer korrekt und schlägt oft den Sammellieferanten vor, obwohl ein Lieferant bereits existiert.Dadurch können unbeabsichtigt doppelte Lieferanten entstehen oder ein Beleg dem Sammellieferantenzugeordnet werden, obwohl ein Lieferant vorliegt.

11. Rechnungsentwürfe gelöscht

Rechnungen müssen fortlaufend nummeriert sein (z. B. RE001, RE002 usw.). Das Finanzamt kann fehlende Rechnungsnummern als Hinweis auf nicht versteuerte Einnahmen deuten.

Fehlerquelle: Lexware Office vergibt die Rechnungsnummer bereits beim Erstellen eines Rechnungsentwurfs. Wird ein Entwurf erstellt (RE001), aber nicht genutzt und dann gelöscht, entsteht eine Lücke, die später Fragen des Finanzamts nach sich ziehen kann.